Сотрудник поменял паспорт что делают кадровые работники в 2021 году

Что делают работники кадровой службы, если сотрудник поменял паспорт

В организациях персональная или личная информация о сотрудниках в подавляющем большинстве случаев содержится в кадровой и специальной бухгалтерской документации. Смена гражданского паспорта влечет за собой изменение персональной информации и именно поэтому нужно знать о том, как правильно в таких ситуациях оформляются кадровые бумаги.

Разумеется, смена фамилии штатных сотрудников влечет за собой внесение поправок во многие свидетельства.

Для получения законных оснований на реализацию такой процедуры не будет достаточно устного обращения самого заинтересованного лица. В обязательном порядке требуется предоставление доказательной базы, оформленной в письменном виде.

Для понимания характерных особенностей того, что делают кадровые работники, если сотрудник поменял паспорт, необходимо ознакомиться с основаниями для внесения изменений в документы, с пошаговой инструкцией, с нюансами внесения изменений в пенсионное удостоверение и трудовую книжку, а также с исправлением трудового соглашения.

Основания для внесения изменений в трудовые документы

По состоянию на 2021 год действующее федеральное законодательство не может дать четкого определения необходимости внесения изменений в трудовую документацию при изменении персональных сведений конкретного работника.

Однако на основании актуальных регламентирующих нормативных актов можно сделать вывод о том, что, например, в оформлении дополнительных трудовых соглашений необходимость не наблюдается.

Несмотря на то, что паспортные сведения являются обязательными к указанию в рамках различных договоров, в соответствии со статьей 57 Трудового Кодекса РФ они не являются условиями документов, а только лишь сведениями.

Эта информация представляется в трудовых договорах на основании соответствующей специальной документации. Что касается фамилии, что она указывается со ссылкой на паспорт.

Статья 57. Содержание трудового договора

Трудовой Кодекс Российской Федерации содержит в себе актуальные положения о том, что при невнесении каких-либо сведений в трудовые соглашения они не могут быть официально признаны недействительными или вовсе расторгнуты.

В дальнейшем соответствующие договоры должны быть в обязательном порядке дополнены недостающей информацией. При этом сведения вносятся прямо в текст или же может быть составлен дополнительный документ. Оформление обязательно должно быть произведено в письменном формате.

В повседневной жизни сотрудников организаций могут происходить различные события, которые напрямую влияют на актуальность паспортных сведений и действительность внутренней и внешней документации. Например, происходит заключение брака, рождение детей, смена места фактического проживания и прочее.

Смена персональной информации в некоторых случаях довольно существенно влияет на ход карьеры, а государственные отчисления в виде пенсий или пособий. Именно поэтому работники всех учреждений должны сообщать в кадровый отдел своего работодателя обо всех изменениях своевременно.

Зачастую происходит смена:

  • фамилии – актуально после бракосочетания;
  • места жительства – при смене прописки;
  • данных о полученном образовании – при окончании высших или средне специальных учебных заведений;
  • паспортной информации – после достижения возраста 20 или 45 лет.

Изменение биографических сведений может привести к ошибкам, которые в свою очередь допускаются уполномоченными сотрудниками кадрового отдела.

В некоторых ситуациях может возникнуть вполне объективный вопрос о том, что делают кадровые работники если сотрудник поменял паспорт.

Среди них особенно стоит выделить следующие:

  • внесение поправок на основании недействительной документации;
  • несоблюдение установленных технических требований, предъявляемых к заполнению документов;
  • отсутствие пояснений по внесенным поправкам – обычно не указываются ссылки на соответствующие документы.

Что должны делать кадровые работники, если сотрудник поменял паспорт

Наиболее проблемной ситуацией для сотрудников кадровых отделов различных организаций считается смена одним из работников гражданского паспорта. Это может произойти в результате чрезвычайной ситуации, например, при потере или в случае плановой замены после достижения возраста 20 и 45 лет.

Скачать образец заполнения заявления для получения паспорта при достижении 20 лет

Скачать образец заполнения заявления для обмена паспорта в 45 лет

Необходимость совершения замены в указанных случаях в полной мере регламентируется Постановлением Правительства РФ №828 от 8 июля 2021 года.

Алгоритм действий полностью идентичен тому, который применяется при изменении персональных сведений. Однако, в рамках рассматриваемой ситуации будет меньше бумаг, в которые потребуется вносить поправки.

Среди таких бумаг выделяются:

  • трудовое соглашение;
  • лицевой счет в финансовой организации;
  • личная карточка;
  • доверенность и так далее.

В любом случае, основным документом для замены персональных данных после смены фамилии является заявление, составляемое работником.

Обычно используется следующий образец:

Руководителю ООО «Египет»

Антонову Л.К.

От сотрудника PR-отдела

Самойловой. Е.В.

Заявление

В связи с получением нового гражданского паспорта, прошу внести поправки в кадровые и прочие организационные документы, в которых содержится прежняя паспортная информация.

Приложения: копия паспорта РФ.

Самойлова Е.В.

15 марта 2021 года.

На основании вышеуказанного заявления руководство организации должно в обязательном порядке сформировать специальный приказ, в котором будут в полной мере перечислены все мероприятия, инициируемые для отражения поправок во всей документации. Образец представлен ниже:

ООО «Египет»

Приказ № 2345/КП от 16 марта 2021 года

В связи с полученным от Самойловой Е.В. прошением, в котором она уведомляет руководство нашей организации о смене персональных данных,

Приказываю:

  • сформировать дополнение к имеющемуся трудовому соглашению, которое будет учитывать изменения в паспортных данных;
  • внести в личную карточку сотрудницы соответствующие поправки;
  • учесть новую информацию в рамках формирования налоговых и внебюджетных отчетов;
  • оформить новою доверенность с учетом одновременного отзыва устаревшего экземпляра;
  • направить уведомление всем штатным сотрудникам организации, контрагентам и сторонам, выступающим в качестве третьих заинтересованных лиц о том, что сотруднице была выдана на руки новая доверенность;
  • оформить бумаги, требуемые для замены зарплатной банковской карты;
  • назначить ответственным лицом главного бухгалтера ООО «Египет» Артамонову А.А.

Генеральный директор: Мишкин П.Н.

В дальнейшем, на основании изданного приказа должен быть сформирован дополнительный договор и прикреплен к основному соглашению.

Образец такого документа имеет следующий вид:

Дополнительный договор к трудовому соглашению от 12 января 2021 года №35-тд

Город Нижний Новгород

20 марта 2021 года

ООО «Египет», представленное в лице Генерального директора Мишкина П.Н., осуществляющего свою деятельность на основании положений организационного Устава, с одной стороны и Самойловой Е.В. с другой заключили настоящий дополнительный договор в связи с изменением персональной информации работника.

Образец заявления о смене фамилии в отдел кадров

Пошаговая инструкция

В кадровый отдел по месту своего постоянного трудоустройства должен обратиться сам сотрудник. На основании представленных сведений уполномоченным исполнителем происходит отражение изменений в учетной документации.

Общий порядок внесения исправлений о персональных сведениях сотрудника предусматривает следующий алгоритм действий:

Первый этап Сотрудник учреждения обязуется предоставить в пользу работодателя заявление, оформленное в письменном виде, содержащее в себе прошение о внесение изменений в учетную документацию компании. Кроме того, требуется в обязательном порядке сменить ИНН и полис обязательного медицинского страхования.
Второй этап Остальные мероприятия осуществляются уполномоченным представителем кадрового отдела. Во-первых, он занимается разработкой произвольной формы приказа на основании предоставленной работником заявительной документации. Эта бумага в дальнейшем проходит регистрацию в специальном журнале, содержащем в себе актуальные сведения о штате компании и передается под роспись самому сотруднику и ответственному работнику бухгалтерии.
Третий этап
  • Все планируемые изменения вносятся в личную карту сотрудника, оформленную, в свою очередь, на бланке Т-2. Также происходит указание всех свидетельств, выступающих в качестве оснований изменения. Устаревшая информация зачеркивается простой чертой, а поверх нее вписываются актуальные данные.
  • На этом же этапе кадровики занимаются проставлением своих подписей и дат совершения изменений. Все документальные основания могут быть в соответствии с законом указаны в разделе о дополнительных сведениях личной карты сотрудника.
Четвертый этап
  • На данном этапе можно вносить изменения в действующую трудовую книжку. В соответствии со специальным Постановлением Правительства РФ «225 от 16 апреля 2021 года, а также с пунктом 2.3 Регламента о заполнении трудовых книжек, смена сведений о фамилии, дате рождения или образовании производится работодателем на основании паспорта, брачных свидетельств, дипломов и прочих документов.
  • Все поправки вносятся на титульный лист книжки. Для реализации данной процедуры чертой перечеркивается устаревшая запись, после чего на свободном месте документа прописываются новые сведения. Актуальные ссылки на название соответствующей документации, ее номер и дату проставляются на обложке рассматриваемого рабочего документа и заверяются непосредственным работодателем.
  • В данных рамках рекомендуется не забывать и о учетных книгах движения трудовой документации, а также о вкладышах к ним, где также указывается информация о ФИО каждого конкретного сотрудника.
Пятый этап
  • На основании положений действующей инструкции, связанной с обеспечением эффективного функционирования учета в рамках воинской обязанности граждан РФ, которая, в свою очередь, была в 2021 году утверждена Постановлением Правительства Российской Федерации №500, для военнообязанных сотрудников представители кадровой службы должны внести соответствующие поправки и в документы воинского учета.
  • Изменения семейного положения, данных об образовании, должности, фактического места проживания, или ухудшение состояния здоровья до показателей инвалидности, вносятся в специальный журнал учета и передаются сотрудникам под личной подпись.
Шестой этап
  • На основании требований, в полной мере прописанных в Инструкции о порядке персонифицированного учета застрахованных граждан, в случае изменения сотрудником организации персональной информации о фамилии, уполномоченный представитель кадровой службы должен в обязательном порядке предоставить в территориальное отделение Пенсионного Фонда РФ заявление о смене свидетельства о страховании.
  • Образец соответствующей заявительной документации в подавляющем большинстве случаев составляется по формам АДВ-2 м АДВ-6, которые, в свою очередь, были утверждены Постановлением Пенсионного Фонда Российской Федерации № 192п от 31 июля 2021 года. В соответствии с пунктом №14 рассматриваемой Инструкции, новое страховое свидетельство выдается работнику в течение 7 дней.
  • Для подтверждения получения обновленного документа каждый конкретный сотрудник должен проставить свою подпись в специальной ведомости. После этого в течение 30 дней с момента получения свидетельства сотрудником организации, непосредственный страхователь должен передать ведомость в отделение ПФР.
Седьмой этап В случае, если персональная информация изменяется у непосредственного руководителя компании, то уполномоченному кадровому исполнителю придется совершить дополнительные операции.

Например, при совмещении руководства организацией с учредительством кадровик вместе с компетентным юристом должен в обязательном порядке внести поправки в учредительную документацию и Устав компании.

Восьмой этап Далее требуется направить уведомления об изменении фамилии сотрудника в территориальную налоговую службу по месту юридической регистрации компании.

Для этого учреждение должно передать соответствующую информацию в единый государственный реестр юридических лиц в течение 3 дней с момента получения руководителем нового гражданского паспорта. Это требование полностью регламентируется статьей 5 Федерального Закона №129 от 2021 года.

Девятый этап При возникновении острой необходимости требуется уведомить о факте совершенных изменений территориальные отделения ФСС и ФОМС.
Десятый этап Требуется обязательно осуществить смену зарплатных банковских карт. Это устанавливается специальным Постановлением Центробанка РФ №28 от 14 сентября 2021 года об открытии счетов в финансовых организациях, в том числе носящих депозитный характер.

Пенсионное свидетельство и трудовая книжка

Кадровый сотрудник должен в каждом конкретном рассматриваемом случае исправлять внутреннюю документацию организации, вносить поправки в компьютерную базу данных и трудовую книжку.

В подавляющем большинстве случаев в организационной или учредительной документации организации содержатся личные данные о сотрудниках. При изменении этих сведений нужно обязательно провести корректировку.

Например, в следующих бумагах:

  • личная карточка работника;
  • график выхода в отпуск;
  • рабочий табель и так далее.

Для внесения изменений непосредственным работодателем изготавливается соответствующий приказ. Поправки, вносимые в трудовую книжку, вносятся на основании пункта 2.3 действующей Инструкции к заполнению рабочих документов. Информация, размещенная на титульном листе, зачеркивается шариковой ручкой, а рядом происходит вписывание актуальных данных.

Помимо прочего, главный бухгалтер должен обязательно позаботится о получении для сотрудника компании нового свидетельства страховании.

Если работник сменил свой основной документ для удостоверения личности, то на него нужно также оформить новое пенсионное свидетельство и номер свидетельства СНИЛС. Это обуславливается тем, что по данному номеру поступает большинство взносов, формирующих будущие пенсионные выплаты.

Стоит отметить, что данные о СНИЛС прописываются в расчете РСВ-1 Пенсионного Фонда. Именно поэтому, если рассматриваемый номер будет сформирован на основании устаревших реквизитов, то уполномоченные представители ПФР могут не принять отчет в обработку.

Для смены СНИЛС происходит заполнение заявление по форме АДВ-2. Нормы составления данного бланка утверждаются Постановлением Пенсионного Фонда РФ №192 п от 31 июля 2021 года. В заявлении в каждом конкретном случае происходит указание прежней информации о сотруднике и реквизиты нового гражданского паспорта.

Что касается нового идентификационного налогового номера, то его не нужно переоформлять в силу того, что при изменении фамилии ИНН физических лиц не претерпевает изменений. Об этом говорится в Приказе ФМС РФ от 29 июня 2021 года.

Исправление трудового договора

Конечно, персональные сведения о сотруднике, содержащиеся в трудовом соглашении, должны быть в обязательном порядке изменены на актуальные данные. Однако, важно помнить о том, что действующее федеральное законодательства не определяет четкие правила исполнения соответствующего мероприятия. Обычно используется несколько вариантов внесения поправок.

В первом случае происходит формирование дополнения к основному документу, где прописывается дата изменения договора. В данных рамках происходит перечисление мест текста, в которые нужно внести изменения.

Статья 72 действующего Трудового Кодекса Российской Федерации на данном случае вовсе не устанавливает требования по заключению соглашения в силу того, что фактически условия договора остаются прежними.

Что касается второго способа, то он является немногим более сложным. Подразумевается внесение поправок прямо в тексте трудового соглашения. Это актуально для всех экземпляров документа.

Статья 72. Изменение определенных сторонами условий трудового договора

Устаревшая фамилия зачеркивается одной чертой таким образом, чтобы ее все же можно было прочитать. Затем на свободном месте указывается обновленная информация.

Стоит отметить, что в рассматриваемой ситуации не требуется проставление организационной печати.

Рекомендуется помимо прочего поправить раздел с реквизитами сторон – в него также требуется внести обновленные данные о паспортной информации конкретного работника. Неисполнение указанных требований приводит к тому, что трудовой договор может потерять свою юридическую силу.

Штраф за несвоевременное оформление паспорта должен быть обязательно погашен, т.к. наступит дополнительная административная ответственность в виде заключения под стражу.

Смотрите тут, как ускорить получение паспорта.

Список документов для получения паспорта можете увидеть далее.

О чем работник должен сообщать бухгалтеру

Статья из журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» актуальна на 3 августа 2021 г.

Содержание журнала № 16 за 2021 г.

КАДРЫ

И.В. Кравченко,
эксперт по бухгалтерскому учету и налогообложению

Из-за устаревших сведений о сотруднике бухгалтер может неверно определить базу по НДФЛ или некорректно заполнить «зарплатную» отчетность. Все это может обернуться для организации штрафами. Поэтому очень важно, чтобы работники своевременно извещали бухгалтерию или отдел кадров об изменении своих персональных данных.

Сотрудник изменил ф. и. о.

1. На что влияет: информация о новых ф. и. о. нужна бухгалтеру для того, чтобы верно заполнить отчетность по НДФЛ.

О смене фамилии налоговики узнают от отделения ЗАГСа. Ведь оно обязано сообщить налоговым органам, скажем, о регистрации или расторжении брака в течение 10 рабочих днейп. 3 ст. 84, п. 3 ст. 85 НК РФ. А органы внутренних дел сообщат им в течение 5 рабочих дней о выдаче нового паспортап. 3 ст. 84, пп. 3, 8 ст. 85 НК РФ. Поэтому, если в отчетности будут фигурировать некорректные данные, компанию могут оштрафовать.

Какие потребуются документы: работник должен сдать в бухгалтерию паспорт, документ, подтверждающий изменение ф. и. о. (например, свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене имени и т. д.п. 1 ст. 38, статьи 30, 62 Закона от 15.11.97 № 143-ФЗ).

Негативные последствия для организации: справка 2-НДФЛ заполняется на основании данных документа, удостоверяющего личность гражданина. И если в ней будут указаны устаревшие сведения о сотруднике, с вас могут взыскать штраф в размере 500 руб.п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письма ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/[email protected], от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 Конечно, штрафа можно избежать, если представить уточненную справку. Но сделать это нужно до того, как налоговый орган сообщит вам об ошибкеп. 2 ст. 126.1 НК РФ.

Сотрудница собралась замуж? Тогда напомните ей, чтобы она сообщила вам свою фамилию после вступления в брак

2. На что еще влияет: информация о новых ф. и. о. нужна бухгалтеру и для корректного заполнения расчета по страховым взносам (РСВ), а также СЗВ-М.

Какие потребуются документы: помимо указанных выше документов, попросите сотрудника представить заявление по форме АДВ-2, копию нового паспорта и страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования с прежними ф. и. о. Эти документы и их опись по форме АДВ-6-1 вам нужно будет передать в ПФР для оформления нового страхового свидетельства, но только если сотрудник самостоятельно свидетельство еще не обменял. Заменить этот документ нужно, чтобы у Фонда не возникло вопросов относительно того, почему ф. и. о. в отчетности отличаются от ф. и. о., указанных в свидетельстве. Конечно, сам номер СНИЛС не поменяется, но ПФР оформит другое свидетельство — на новые ф. и. о. Как только Фонд выдаст новую «зеленую карточку», вписывайте в отчетность уже измененные данные.

Но как быть в ситуации, когда организация документы на замену страхового свидетельства в ПФР подала, но новое свидетельство еще не получила, а тем временем срок сдачи СЗВ-М приближается? Какие следует указать в отчетности ф. и. о. — старые или новые? На этот вопрос мы попросили ответить специалиста столичного ПФР.

Представление СЗВ-М при изменении персональных данных

— Сотрудник может самостоятельно поменять страховое свидетельство за 1 день, обратившись в клиентскую службу Пенсионного фонда. Тогда в СЗВ-М нужно указывать данные из актуального свидетельства, которое принесет работник.

Если же заменой свидетельства занимается работодатель, то срок его обмена составит не более 5 рабочих дней, то есть неделю. Если приближается конец отчетной кампании СЗВ-М, а свидетельства с внесенными изменениями на руках все еще нет, надо указать в отчетности данные работника из текущего страхового свидетельства.

Негативные последствия для организации: при выявлении недостоверных сведений в расчете по страховым взносам ИФНС может прислать вам уведомление об отказе в приеме расчета. Для представления расчета с правильными сведениями у вас есть:

•5 рабочих дней со дня направления вам электронного уведомления;

•10 рабочих дней со дня направления уведомления на бумаге.

При нарушении этих сроков РСВ будет считаться непредставленным, а это грозит штрафом — 5% от суммы взносов к уплате. При этом общая сумма штрафа составит как минимум 1000 руб., как максимум — 30% не уплаченных в срок взносовп. 1 ст. 119, п. 7 ст. 431 НК РФ; Письмо ФНС от 09.11.2017 № ГД-4-11/[email protected]

Внимание

Не так давно ФНС заявила, что неактуальные персональные данные не являются препятствием для сдачи расчета, если налоговики смогут идентифицировать лиц по имеющимся в РСВ сведениям, пусть и устаревшимПисьмо ФНС от 16.01.2021 № ГД-4-11/574. А значит, подавать в ИФНС уточненный РСВ не нужно, если вам не пришло уведомление об отказе в приеме расчета, требование о представлении пояснений или требование о внесении соответствующих исправлений в расчет в связи с выявленными несоответствиями в персональных данных физлицПисьмо ФНС от 29.12.2017 № ГД-4-11/[email protected]

Имейте в виду, если зарплата работнику перечисляется на банковскую карту, то при смене ф. и. о. ее следует поменять. Ведь карточка со старыми данными недействительна. Для получения новой карты сотрудник должен обратиться в отделение банка с паспортом и документом, подтверждающим изменение ф. и. о.

При зарплатном проекте переоформлением карты, как правило, занимается работодатель. Для заказа замены карты бухгалтер или специалист отдела кадров должен направить в банк специальное заявление на ее перевыпуск, указав в нем новые сведения о сотруднике. Как только карта будет готова, сотруднику останется только забрать ее в отделении банка.

Пока банк не выпустит для сотрудника новую карту, заработную плату можете выплачивать наличными или на другую личную карту работника, если она у него есть.

Сотрудник поменял паспорт

На что влияет: при наступлении определенных событий гражданин обязан получить новый паспорт. Такое возможно как в экстренном порядке (при утере, повреждении и т. п.), так и в плановом (паспорта положено обменивать в 20 и 45 летп. 7 Положения, утв. Постановлением Правительства от 08.07.97 № 828). Данные нового паспорта, в частности серия и номер, нужны бухгалтерии для правильного заполнения справки 2-НДФЛ и расчета по страховым взносам.

Какие потребуются документы: новый паспорт.

Негативные последствия для организации: компанию могут оштрафовать за представление недостоверных сведений в справке 2-НФДЛ, а РСВ и вовсе не принятьп. 1 ст. 119, п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письма ФНС от 09.11.2017 № ГД-4-11/[email protected], от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515.

Внимание

При изменении персональных данных сотрудников (например, ф. и. о., паспортных данных) не забудьте в случае необходимости внести изменения в кадровые документы, в частности:

в трудовую книжку;

в книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них;

в личную карточку работника и др.

Сотрудник вступил в брак или развелся

На что влияет: при вступлении в брак или при его расторжении у некоторых сотрудников корректируются вычеты по НДФЛ.

Например, это происходит в ситуации, когда замуж вышла сотрудница, которая была матерью-одиночкой. После заключения брака женщина перестает быть единственным родителем ребенка. А значит, право на детский вычет в двойном размере она теряетабз. 13 подп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ. С месяца, следующего за месяцем вступления в брак, ей полагаются уже обычные вычетыПисьмо Минфина от 15.02.2016 № 03-04-05/8123. Вернуть право на двойной вычет женщина сможет только в случае развода.

Какие потребуются документы: свидетельство о заключении брака или о его расторжении либо паспорт с соответствующими отметками.

Негативные последствия для организации: если об изменении семейного положения сотрудника бухгалтер вовремя не узнает, он будет неправильно удерживать НДФЛ. А это может повлечь за собой:

•штраф за неудержание, неуплату и несвоевременное перечисление НДФЛ — 20% неуплаченной суммыст. 123 НК РФ;

•штраф за недостоверные сведения в 6-НДФЛ или 2-НДФЛ — 500 руб.п. 1 ст. 126.1 НК РФ; Письмо ФНС от 09.08.2016 № ГД-4-11/14515 (п. 3)

У сотрудника появились дети

На что влияет: с рождением детей у сотрудника появляется право на стандартный вычет по НДФЛподп. 4 п. 1 ст. 218 НК РФ.

Какие потребуются документы: заявление о предоставлении стандартного вычета по НДФЛ на детей, свидетельства о рождении всех детейп. 3 ст. 218 НК РФ.

Негативные последствия для организации: разумеется, за непредоставление вычета компанию не оштрафуют, так как получение детских вычетов — это право сотрудника, а не обязанность. Но если он решит воспользоваться этим правом не в месяце рождения ребенка, а позже, у бухгалтера появится дополнительная работа. Ведь в таком случае НДФЛ придется пересчитать с месяца рождения ребенкаПисьмо Минфина от 18.04.2012 № 03-04-06/8-118.

Совет

При приеме на работу нового сотрудника поинтересуйтесь, есть ли у него дети и, если есть, планирует ли он заявлять вычет. В случае положительного ответа попросите его не затягивать с предоставлением вам необходимых документов. Иначе дополнительных хлопот с пересчетом НДФЛ не избежать.

Сотрудник стал инвалидом

На что влияет: сведения о признании сотрудника инвалидом необходимы бухгалтеру для того, чтобы, в частности, правильно исчислить налоговую базу по НДФЛ, начислить взносы и оплатить больничный лист.

Так, работники-инвалиды, кроме инвалидов III группы, с даты признания их инвалидами имеют право на стандартный налоговый вычет по НДФЛ в размере 500 руб. за каждый месяц в течение года. А для особой категории инвалидов, в частности инвалидов-чернобыльцев, предусмотрен вычет в размере 2021 руб.подп. 1, 2 п. 1 ст. 218 НК РФ

В части страховых взносов работодатель инвалида имеет право начислять страховые взносы «на травматизм» по льготной ставке, которая составляет 60% от вашего тарифаст. 1, п. 1 ст. 2 Закона от 22.12.2005 № 179-ФЗ; статьи 1, 2 Закона от 31.12.2017 № 484-ФЗ. А вот льгот по взносам на ВНиМ, ОПС и ОМС, к сожалению, нет.

Еще одна особенность — оплата больничных. По общему правилу продолжительность временной нетрудоспособности вследствие болезни или травмы работника на оплату больничного листа не влияет. То есть выплатить пособие работнику вы должны за весь период его нетрудоспособности. Работники-инвалиды — исключение из общего правила. Им пособие по временной нетрудоспособности (за исключением заболевания туберкулезом) выплачивается не более 4 месяцев подряд или 5 месяцев в календарном году. А при заболевании туберкулезом — до дня восстановления трудоспособности или пересмотра группы инвалидности из-за заболевания туберкулезомч. 3 ст. 6 Закона от 29.12.2006 № 255-ФЗ.

Какие потребуются документы: справка об инвалидности, индивидуальная программа реабилитации (ИПР). ИПР понадобится для создания соответствующих условий труда работнику. Если сотрудник откажется от реабилитационных мероприятий, прописанных в ИПР, требовать представления ИПР не нужност. 11 Закона от 24.11.95 № 181-ФЗ.

Негативные последствия для организации: если бухгалтер узнает о признании сотрудника инвалидом с опозданием, это может повлечь:

•пересчет базы по НДФЛ и взносов «на травматизм»;

•невозмещение ФСС оплаты сверхлимитных дней болезни сотрудников-инвалидов. Подробнее об этом читайте в , 2021, № 13, с. 64.

Как дисциплинировать сотрудников

Увы, но обязанность сотрудника сообщать работодателю сведения об изменении персональных данных законодательством не установлена. Поэтому, чтобы работник вовремя подавал документы, содержащие персональные данные, рекомендуем прописать требование об этом в трудовом договоре или локальном нормативном акте. Не лишним будет указать в них и срок, в течение которого работник должен сообщить о соответствующих изменениях. Например, может быть написано так.

Правила внутреннего трудового распорядка

3. Обязанности работников

Работник обязан:

3.14. Сообщать работодателю об изменении своих персональных данных и предоставлять копии документов, их подтверждающих, в срок, не превышающий 5 рабочих дней с даты наступления любого из перечисленных ниже событий:
— изменение фамилии, имени или отчества — паспорт, документ, подтверждающий изменение ф. и. о. (свидетельство о браке или о его расторжении, о перемене имени и т. д.);
— изменение паспортных данных — паспорт;
— вступление в брак (при наличии детей) — свидетельство о браке или копия паспорта с отметкой о регистрации брака;
— рождение ребенка — заявление о предоставлении стандартного вычета по НДФЛ на детей, свидетельства о рождении всех детей;
— развод (при наличии детей) — свидетельство о расторжении брака или копия паспорта с отметкой о расторжении брака;
— признание инвалидом — справка об инвалидности, индивидуальная программа реабилитации.

С положениями локальных нормативных актов работник должен быть ознакомлен под росписьабз. 10 ч. 2 ст. 22 ТК РФ. И тогда в случае несообщения сотрудником в срок информации об изменении персональных данных вы сможете привлечь его к дисциплинарной ответственности — объявить замечание или выговорст. 192 ТК РФ.

Справка

Имейте в виду, если компанию оштрафуют за представление недостоверных сведений, то взыскать с работника штраф вряд ли удастся. Попробовать вы, конечно, можете, но, если сотрудник будет не согласен с таким взысканием, придется обращаться в суд. А учитывая сложившуюся судебную практику, можно сказать, что, скорее всего, работник выиграет делоАпелляционные определения Ростовского облсуда от 27.02.2021 № 33-3330/2021; ВС Республики Татарстан от 09.11.2017 № 33-18096/2017; Саратовского облсуда от 02.11.2017 № 33-8200/2017; Новосибирского облсуда от 13.06.2017 № 33-5501/2017; Кемеровского облсуда от 16.03.2017 № 33-2533/2017; ВС Республики Коми от 25.01.2016 № 33-486/2016.

* * *

Напомним, до 2021 г. адрес места жительства сотрудника указывался в разделе 2 справки 2-НДФЛ. И несоответствие сведений, указанных в справке, сведениям, содержащимся в паспорте, могло повлечь за собой наложение штрафных санкций. Сейчас же адрес прописки для отчетности не нужен.

Но если сотрудник официально поменял место жительства, рекомендуем получить от него копию паспорта с измененными сведениями. Конечно, такие изменения никак не повлияют на сдачу отчетности, но информацию об адресе в личной карточке сотрудника лучше исправить, чтобы все данные о нем были достоверными.

НА ЧТО ВЛИЯЕТ ИЗМЕНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ РАБОТНИКА

Другие статьи журнала «ГЛАВНАЯ КНИГА» на тему «Кадры / оплата труда»:

2021 г.

2021 г.

2021 г.

Сотрудник сменил паспорт по возрасту

Форум кадровиков. Кадровое делопроизводство


Приветствуем Вас на форуме кадровиков-профессионалов и новичков в кадровом деле
, уважаемые коллеги! На нашем форуме уже более 250.000 сообщений, более 26.000 тем. Просьба к гостям-новичкам, пожалуйста, ПОЛЬЗУЙТЕСЬ ПОИСКОМ НА ФОРУМЕ! На большинство вопросов ответы уже даны. Пожалуйста, будьте взаимовежливы. Разные мнения по спорным вопросам — это естественно и нормально, уважайте мнение друг друга. Наш с Вами форум — для приятного профессионального общения, сотрудничества и взаимопомощи. И, пожалуйста, не оставляйте в форуме активных ссылок на другие ресурсы  — это понижает рейтинг нашего сайта в поисковых системах яндекс и др. 
 

Подскажите пожалуйста, у нас сотрудник сменил паспорт по достижении возраста.Я слышала что нужно создать приказ по этому поваду, а что в нем писать не знаю?

 

V.I.P.

Сообщений: Баллов: 1939Регистрация: 16.01.2009

Пользователь «ИКС-2015», пользователь электронной библиотеки «Пакет Кадровика» версии ПРОФ

Приказ о внесении изменений в документы, содержащие персональные данные работника

 

V.I.P.

Сообщений: Баллов: 7028Регистрация: 29.11.2008

Пользователь «ИКС-2014»;

Пользователь электронной библиотеки «Пакет Кадровика»

Может пригодиться? Образец приказа.

——————————————————-
Безнаказанность рождает вседозволенность

 

ОГРОМНОЕ СПАСИБО!

 

Бывалый

Сообщений: Баллов: 89Регистрация: 15.07.2009

03.11.2009 13:02:51

Цитата
Гость пишет:
Подскажите пожалуйста, у нас сотрудник сменил паспорт по достижении возраста.Я слышала что нужно создать приказ по этому поваду, а что в нем писать не знаю?

Добрый день. Подскажите, пожалуйста, как все-таки поступать в этом случае с трудовым договором? На сайте не дается однозначного ответа, нужно доп.соглашение или нет. Если все же ДС не нужно, то правильно ли я понимаю, что выражение «недостающие сведения вносятся непосредственно в текст трудового договора» означает, что лист со старыми реквизитами заменяется на лист, с данными нового паспорта?

Изменено: — 03.11.2009 13:05:34

 

V.I.P.

Сообщений: Баллов: 13208Регистрация: 06.10.2008

Подписчик журнала «Кадровик-практик»

Я в таких случаях делал просто приказ об изменении паспорта.

В связи с достяжением 45 летнего возроста Ивановым…. исполнительным директором, внести изменения в анкетно биографические данные. С 07 апреля 2021 года паспортными данными Иванова ….. счетать паспорт гражданина Росс... Фед…. серия номер выдан кем

 

Свои люди

Сообщений: Баллов: 108Регистрация: 28.10.2009

Пользователь электронной библиотеки «Пакет Кадровика»

Я делаю так:

1. Заявление работника на имя директора о внесение изменений в документв содержащие персональные данные. (В связи со сменой паспорта, прошу внести соответсвующие изменения в документы, сожержащие персональные данные. Копия паспорта прилагается)
2
. Приказ

ПРИКАЗ

г. Магнитогорск

28 декабря 2021 г№ 5

о внесении изменений в документы,
содержащие персональные данные
Ивановой Варвары Ивановны

В связи со сменой паспорта Ивановой В.И.

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Внести соответствующие изменения в документы, содержащие персональные данные юриста Ивановой В.И. табельный номер 56, а именно изменить в данных документах паспортные данные: паспорт серии 2021 № 111111, выдан 19.11.2004 г. УВД Орджоникидзевского р-на г. Магнитогорска на новые: паспорт серии 2021 № 222222, выдан 28.12.2008 г. УВД Орджоникидзевского р-на г. Магнитогорска.

Основание: заявление юриста ивановой В.И.. от 28.12.2008г., паспорт серии 2021 № 222222, выдан 28.12.2008 г. УВД Орджоникидзевского р-на г. Магнитогорска.

2. Внесение изменений в кадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить офис-менеджеру Сидоровой Г.В.

3. Внесение изменений в бухгалтерские и иные некадровые документы, содержащие персональные данные работника, поручить главному бухгалтеру Петровой Л.Д.

Директор

С приказом ознакомлены:

Юрист
Офис-менеджер
главный бухгалтер

3. Доп соглашений к ТД.

Дополнительное соглашение № 2
к трудовому договору от 01.08.2003 г. № 3

г. Магнитогорск28 декабря 2021 г.
Общество с ограниченной ответственностью «Конфетка», именуемое в дальнейшем «Предприятие», в лице директора Вкусняшкина Ю.Ю., действующего на основании Устава, с одной стороны, и Иваенова В.И., именуемая в дальнейшем «Работник», с другой стороны, заключили настоящее дополнительное соглашение к трудовому договору от 01.08.2003 г
. № 3 о нижеследующем:
1. В связи со сменой паспорта Работником, реквизиты Работника, а именно паспортные данные в разделе «Юридические адреса и подписи сторон» изложить в следующей редакции: паспорт серия 2021 № 222222, выдан 28.12.2008 г. УВД Орджоникидзевского р-на г. Магнитогорска
2
. Настоящее дополнительное соглашение является неотъемлемой частью трудового договора от 01.08.2003 г. № 3 и вступает в силу с 28.12.2008 г.
3
. Настоящее дополнительное соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих равную юридическую силу. Один экземпляр передается Работнику, другой – Работодателю.

ПРЕДПРИЯТИЕ: РАБОТНИК:

Терпение и труд все перетрут

 

Бывалый

Сообщений: Баллов: 89Регистрация: 15.07.2009

просто_Анечка,
Спасибо за развернутый ответ

 

Новичок

Сообщений: Баллов: 4Регистрация: 14.11.2016

Добрый день!
Подскажите пожалуйста, если работник сменил место жительство в паспорте, я беру с него заявление на внесение изменений в документы содержащие персональные данные, делаю приказ и доп., верно ли я поняла?

 

V.I.P.

Сообщений: Баллов: 3969Регистрация: 31.05.2015

Подписчик журнала «Кадровик-практик»

17.03.2017 15:01:26

Цитата
[email protected] пишет:
я беру с него заявление на внесение изменений в документы содержащие персональные данные, делаю приказ и доп., верно ли я поняла?

Нет не верно…
Ни заявления, ни приказа, ни допа не нужно.
Просто вносите изменения в Т-2 и продолжаете дальше ничего не делать.

 

V.I.P.

Сообщений: Баллов: 13208Регистрация: 06.10.2008

Подписчик журнала «Кадровик-практик»

17.03.2017 16:47:23

Цитата
Челентано пишет:
Просто вносите изменения в Т-2 и продолжаете дальше ничего не делать.

Эх, какая хорошая фраза и продолжаете ничего не делать))))).

Я еще рядом с новыми данными в Т-2, пишу дату с которой произошли эти изменения.

 

V.I.P.

Сообщений: Баллов: 1863Регистрация: 29.05.2012

Пользователь «ИКС-2015»

18.03.2017 06:40:30

Цитата
Вадим А пишет:
Я еще рядом с новыми данными в Т-2, пишу дату с которой произошли эти изменения.

Зачем? В карточке и так есть графа, в которой мы должны указывать дату прописки.

24 И фарисеи сказали Ему: смотри, что они делают в субботу, чего не должно делать?
27 И сказал им: суббота для человека, а не человек для субботы; (Евангелие от Марка, гл.2

 

V.I.P.

Сообщений: Баллов: 13208Регистрация: 06.10.2008

Подписчик журнала «Кадровик-практик»

18.03.2017 18:15:32

Цитата
Елена*А* пишет:
В карточке и так есть графа, в которой мы должны указывать дату прописки.

При первоначальном заполнении. А я говорю, уже про исправления.

 

V.I.P.

Сообщений: Баллов: 1863Регистрация: 29.05.2012

Пользователь «ИКС-2015»

18.03.2017 19:05:27

Цитата
Вадим А пишет:
При первоначальном заполнении. А я говорю, уже про исправления.

А что, есть какая-то принципиальная разница? При исправлении тоже надо указывать дату прописки…

24 И фарисеи сказали Ему: смотри, что они делают в субботу, чего не должно делать?
27 И сказал им: суббота для человека, а не человек для субботы; (Евангелие от Марка, гл.2

 

V.I.P.

Сообщений: Баллов: 13208Регистрация: 06.10.2008

Подписчик журнала «Кадровик-практик»

Елена*А*, так меняется число регистрации по местужительства.

И если вы оставите старую дату, то она будет неверной.

 

V.I.P.

Сообщений: Баллов: 53743Регистрация: 01.09.2011

с 04.04.2021 модератор

20.03.2017 07:22:07

Цитата
Вадим А пишет:
Я еще рядом с новыми данными в Т-2, пишу дату с которой произошли эти изменения.

Ты хотел сказать дату регистрации по новому месту жительства ))) Обязательно. Ведь мы вносим все изменения, которые произошли, а не частично. И не забываем про программу, иначе у работника потом будут проблемы при получении справок о заработной плате.

Кадровику: пошаговые инструкции, образцы документов

 

V.I.P.

Сообщений: Баллов: 13208Регистрация: 06.10.2008

Подписчик журнала «Кадровик-практик»

20.03.2017 22:20:38

Снеженка,

Цитата
Снеженка пишет:
Ты хотел сказать дату регистрации по новому месту жительства )))

Именно про регистрацию)

 

Свои люди

Сообщений: Баллов: 136Регистрация: 15.06.2015

06.04.2017 16:11:30

Цитата
Вадим А пишет:
Я в таких случаях делал просто приказ об изменении паспорта.

Скажите, пожалуйста, а если при смене паспорта делали только Доп соглашение к трудовому договору без приказа (к сожалению).
Получается, что у нас возникнут проблемы в случае обнаружения? Это серьезная ошибка, если нет приказа, а только Доп соглашение?

 

V.I.P.

Сообщений: Баллов: 14601Регистрация: 27.03.2012

Подписчик журнала «Кадровик-практик», Пользователь ИКС

06.04.2017 16:16:30

Цитата
Гость — Новичок пишет:
а если при смене паспорта делали только Доп соглашение к трудовому договору без приказа (к сожалению).

Лично я беру только заявление от работника о внесении изменений в его п/д в свзи со сменой паспорта по возрасту.
Всё остальное обязательно, только если это регламентированно в Вашей локалке, например Положении о КДП.

Цитата
Гость — Новичок пишет:
Получается, что у нас возникнут проблемы в случае обнаружения? Это серьезная ошибка, если нет приказа, а только Доп соглашение?

Нет конечно.

 

Свои люди

Сообщений: Баллов: 136Регистрация: 15.06.2015

06.04.2017 16:19:39

Цитата
Серега пишет:
Нет конечно.

Серега, уф, успокоили… а то я уж расстраиваться начала….

 

Отписаться от сообщений с форума

Мнение администрации форума может не совпадать с мнением участников форума. Администрация форума не несет ответственности за сообщения, размещаемые участниками форума. Вместе с тем, убедительная просьба к участникам — при общении   не нарушать действующее законодательство: при цитировании чьих-либо произведений не нарушать права авторов, не распространять недостоверную порочащую кого-либо информацию, не разглашать чьи-либо персональные данные и т.д. Если Вы заметили сообщение, которое, возможно нарушает закон или правила форума, пожалуйста, напишите нам >> 

Мы в соцсетях:

Подпишитесь бесплатно:

 

Последние публикации

 

Новости трудового законодательства и разъяснения ведомств

Опрос дня

Вы оставите бумажную трудовую книжку или откажетесь от нее в пользу сведений о трудовой деятельности? Отметить свое мнение и узнать ответы коллег >>

Тест дня

Мини-тест «Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска»

Пройти тест

СООБЩИТЬ ОБ ОШИБКЕ

Книги по кадровому делопроизводству

От профессионалов КД.
Печатные и электронные версии
.
Доставка по РФ

Все книги >>
Заказать >>

Журналы учета и регистрации. Разные!

Отличное качество, плотная обложка+ПВХ, чёткая разлиновка, правильные графы. Прошивка, пломба.
Успейте заказать по старым ценам!

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: