Список необходимых документов

Перечень обязательных и дополнительных документов при приеме на работу

По правилам приема на работу работников соискателю необходимо собрать определенный пакет документов. Некоторые из них являются обязательными и будут требоваться в любой компании. Другие предоставлять в целом не обязательно, но в конкретной организации могут потребовать их предоставить, в зависимости от рода деятельности.

Собираем документы для оформления на работу

Статьей 65 Трудового Кодекса Российской Федерации установлен перечень документов, которые могут запросить при приеме на работу.

1. Паспорт или иной документ для удостоверения личности соискателя.

2. Трудовая книжка. Не требуется предъявлять в следующих случаях:

  • соискатель впервые получает работу. В этом случае трудовая книжка оформляется работодателем;
  • трудовая книжка утеряна или повреждена — претенденту на работу по его заявлению (с указанием причины отсутствия трудовой) оформляется новая;
  • в случае, если работник поступает на работу по совместительству.

После расторжения трудовых отношений осуществляется выдача трудовой книжки работнику.

3. Страховое свидетельство государственного пенсионного страхования (СНИЛС). Если соискатель получает работу впервые, то СНИЛС оформляется работодателем.

4. Военный билет или иной документ воинского учета (например, приписное свидетельство). Обязательно для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу.

Учитесь и желаете устроиться на работу? Узнайте, как оплачивается учебный отпуск.

Особенности внесения записей в трудовую книжку сотрудника.

5. Документ об образовании (диплом, возможно, потребуется оценочный лист). Требуется для подтверждения квалификации соискателя и наличия у него образования соответствующего должности, на которую он претендует.

Для некоторых профессий, таких как машинист автокрана, стропальщик, машинист экскаватор и т.п., также необходимо наличие удостоверения о прохождения обучения соответствующей профессии, подтверждающее его квалификацию. Такие работники должны ежегодно проходить переаттестацию (чаще всего в той организации-работодателе), о чем в удостоверении ставится соответствующая отметка.

Для водителей (равно как и для машинистов автокранов и экскаваторов) требуется наличие водительского удостоверения на право управления тем видом транспорта, на котором он будет работать.

6. Справка о наличии либо отсутствии судимости. Требуется при поступлении на работу, на которую, в соответствии с законодательством Российской Федерации, не допускаются лица, имеющие судимость или подвергающиеся уголовному преследованию.

7. Медицинская справка по форме 086/у. Некоторые виды деятельности могут быть связаны с повышенной опасностью для здоровья человека (например, прием на работу медицинских сотрудников). В таких случаях и требуется медсправка, в которой указано наличие или отсутствие противопоказаний к осуществлению какой-либо деятельности. Также медицинская справка обязательна для несовершеннолетних, т.к. при наличии каких-либо проблем со здоровьем врач может запретить подростку заниматься определенным видом работы (например, при проблемах со зрением не допускается работа с компьютером). При приеме на работу в условиях Крайнего Севера из других регионов необходимо заключение об отсутствии противопоказаний для работы и жизни в данных условиях

Обязательным для получения работы (даже в случае приема на работу временного работника) является только наличие паспорта, поэтому прием на работу без паспорта не допускается. Все остальные документы требуется предоставлять только при наличии определенных условий.

В списке не значится, но работодателю требуется

Несмотря на то что в законе прямо запрещается требовать с претендента дополнительные документы, не предусмотренные законодательством, алгоритм приема на работу сотрудника вполне может предусматривать наличие следующих документов:

1. Заявление о приеме на работу. Пишется работником в процессе оформления на работу. Подшивается к личному делу сотрудника, которое заводится работодателем.

2. Фотография 3х4 (3 шт.). Фотографии требуются для личного дела работника, оформления пропуска. Также могут потребоваться для подшивания к личной карточке работника по форме Т-2.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).

4. Справка о доходах по форме 2-НДФЛ. Такая справка предоставляется в случае, если кандидат меняет место работы. Для него выгодно ее представить, т.к. в случае расчета по больничному листу будет учитываться заработок на предыдущем месте работы. Следовательно, сумма выплат по больничному может быть повышена в случае, если стаж работника на новом месте минимален.

Как осуществляется прием на работу на испытательный срок?

Способы расчета отпуска в различных ситуациях.

Узнать о деятельности компании по ИНН: http://svoy-business.com/organizatsiya-biznesa/dokumentatsiya/kak-proverit-ip-po-inn.html

5. Характеристика с предыдущего места работы. Для соискателя лучше иметь такую характеристику при себе, т.к. это повышает его шансы получить работу и добиться более выгодных условий.

6. Работодатель может потребовать документы о семейном положении работника (свидетельство о браке, свидетельство о рождении при наличии детей, справка об инвалидности ближних родственников и т.п.). По этим документам работнику могут быть предоставлены дополнительные льготы. Например, многодетному сотруднику отпуск предоставляется в любое время года по его желанию. Также возможно оказание материальной помощи со стороны работодателя.

7. От иногородних работников может требоваться регистрация по месту временного пребывания.

8. Для занятия муниципальной службой законодательство РФ требует предоставление следующих сведений:

  • о расходах работника, его имуществе и имущественных обязательствах. Такие же сведения подаются о супруге работника и его несовершеннолетних детях;
  • о доходах за год, предшествующий поступлению на работу.

Предоставление этих документов не обязательно, однако они могут повысить шансы кандидата занять желаемую должность.

Прием на работу иностранного работника

Для трудоустройства иностранного гражданина необходимо, чтобы у него было разрешение на работу, выдаваемое Федеральной Миграционной Службой по месту пребывания. При этом иностранцу прямо запрещено законом (№ 115-ФЗ «О правовом положении иностранных граждан») работать за пределами субъекта РФ, в котором у него имеется разрешение на временное проживание.

В остальном, перечень документов, предусмотренный регламентом приема на работу сотрудника из другого государства, совпадает с перечнем для граждан Российской Федерации.

Собирать ли все эти документы?

Подведя итоги, можно сделать вывод, что проще всего при устройстве на работу придется гражданину РФ, впервые устраивающемуся на работу. В этом случае прием на работу работника оформляется при наличии только паспорта и/или, в отдельных случаях, документа об образовании, о воинском учете и медицинской справки. Остальные документы (трудовая книжка, СНИЛС) будут оформлены работодателем.

Однако при устройстве на работу лучше собрать максимально полный пакет документов. Это повысит шансы на трудоустройство. Соискатель сможет претендовать на лучшие условия труда (например, на более высокую зарплату).

Если работодатель заинтересован в привлечении и удержании высококвалифицированных работников, то, на основании некоторых документов, может предоставить сотруднику определенные льготы или выплачивать ему компенсации.

Похожие статьи

Помогла статья? Подписывайтесь в наши сообщества: ВКонтакте, Фейсбуке, Twitter, Одноклассниках или Google Plus.

Будем очень благодарны, если поставите «Лайк» ниже. Спасибо!

Получайте обновления прямо на вашу почту:

Какие документы обязательно нужны для официального устройства на работу?

Все собеседования и поиски подходящих кандидатов на свободную вакансию вполне логично заканчиваются трудоустройством.

Обычно оформлением новых сотрудников занимается отдел кадров.

Но зачастую в небольших организациях все кадровые документы составляет и хранит бухгалтер.

В помощь ему рассмотрим основные правила и этапы.

Основной перечень

В Трудовом кодексе (ст. 65) указан пакет основных документов, которые можно требовать у оформляемого гражданина. Копии их будут храниться в личном деле работника.

Паспорт

Чаще всего бухгалтеру предоставляется российский паспорт, но бывают и исключения, например:

  • паспорт моряка – удостоверяет личность своего владельца и в России, и за границей;
  • удостоверение личности военнослужащего;
  • для иностранцев – паспорт иностранного гражданина (он выдается только гражданам, проживающим в России постоянно);
  • удостоверение беженца – подтверждает личность лиц, которые официально признаны беженцами;
  • другие в соответствии с законодательством.

Трудовая книжка

Она должна храниться строго в сейфе. Стоит особо отметить несколько нюансов:

  • при первом трудоустройстве трудовую книжку выдает работодатель;
  • если сотрудник принимается на работу по совместительству – он не должен приносить трудовую книжку (она хранится на основном месте работы);
  • если работник потерял свою трудовую книжку – по заявлению работодателю придется оформить ему новую.

СНИЛС

Это документ из Пенсионного фонда.

Важно: если работник устраивается впервые – такое свидетельство ему должен оформить работодатель.

Военный билет

При устройстве на работу лицо, которое является военнообязанным и подлежит призыву на военную службу, предъявляет работодателю документы воинского учета.

Документ об образовании

Если новая работа требует каких-то особых знаний и умений – сотрудник должен принести копию документа, подтверждающего наличие этих знаний.

Диплом, удостоверение о пройденных курсах и прочие.

Справка об отсутствии судимости

Некоторыми видами работ не могут заниматься лица, имеющие судимость.

В этом случае сотрудник должен заранее получить и принести на работу справку об отсутствии судимости или об отсутствии уголовного преследования.

Дополнительно требуемые

Помимо основных документов, бухгалтеру могут понадобиться некоторые другие, список которых не регулируется Трудовым кодексом, например:

  1. Заявление о приеме на работу. По Трудовому кодексу нет обязательного требования этого документа, но многие кадровики и бухгалтеры предпочитать вложить его в личное дело.
  2. Свидетельства о рождении детей. Их копии понадобятся, если сотрудник будет получать вычет по НДФЛ.
  3. Справки с прошлой работы: о заработке (понадобится для расчета больничных); 2-НДФЛ и другие.
  4. На некоторые виды работ необходимо прохождение медосмотра:
  • например, если гражданин устраивается в детские сады, продуктовые магазины, столовые или кафе;
  • если работнику придется управлять автомобилем;
  • если предстоящее рабочее место относится к вредным или опасным;
  • также обязательный медосмотр проходят несовершеннолетние.

Особенности оформления работников у ИП

Если сотрудника оформляют на работу в ООО – не будет никаких нюансов в отношении фондов.

Предприятие автоматически становится на учет в них по данным, которые сообщает налоговая.

С индивидуальными предпринимателями немного сложнее.

Как только на работу принимается первый сотрудник – нужно будет становиться на учет в фондах самостоятельно. Это означает, что предпринимателю или бухгалтеру нужно будет отвезти туда комплекты документов.

В Пенсионный фонд подаем следующие документы и заверенные копии:

  • заявление с просьбой о регистрации работодателя в ПФР, написанное собственноручно;
  • копию паспорта ИП (первая страница и с пропиской);
  • копии приказа о приеме первого работника на работу и трудового договора с ним.

На это у ИП есть всего 30 дней. ПФР же поставит на учет предпринимателя в течение пяти дней.

В Фонд социального страхования (в течение 10 дней) подаются:

  • заявление на регистрацию в ФСС (образец можно скачать на сайте ФСС или получить в отделении фонда);
  • копии и оригиналы паспорта ИП, его свидетельства о постановке на учет и свидетельства ОГРНИП;
  • копии и оригиналы приказа о приеме первого сотрудника на работу, трудового договора с ним и трудовой книжки с записью о приеме.

Трудоустройство инвалида

Инвалид предоставляет стандартный пакет документов для приема на работу.

Важно, что такой работник не обязан при трудоустройстве показывать свои медицинские справки и заключения, если только этого не требует характер работы.

Изменения коснутся только дополнительных преимуществ и прав:

  • инвалидам необходимо предоставить удобное рабочее место, соответствующее его потребностям;
  • инвалиды имеют право на увеличенный оплачиваемый отпуск — 30 дней;
  • также работник-инвалид в любое время может попросить отпуск за свой счет в размере до 60 дней;
  • ни в коем случае нормативные акты компании, касающиеся сотрудников, не могут создавать для инвалидов условия хуже, чем у остальных работников;
  • инвалиды I и II группы имеют право работать не более 35 часов в неделю, но с сохранением обычного оклада;
  • как и рядовых сотрудников, инвалидов можно привлекать к работе в выходные дни и к сверхурочной работе. Естественно, такая работа не должна быть противопоказана инвалиду по состоянию здоровья.

Также в специальном журнале сотрудник должен подтвердить, что он знает о своем праве отказаться от такой работы.

Прием несовершеннолетнего

По Трудовому кодексу работодатель может принять на работу несовершеннолетних со следующими оговорками:

  • до 18 лет работники обязаны проходить медосмотр за счет работодателя каждый год;
  • несовершеннолетние работники в любое время могут получить оплачиваемый отпуск на 31 день;
  • запрещено увольнять несовершеннолетнего без разрешения комиссии по делам несовершеннолетних и трудовой инспекции. Исключение составляет ликвидация фирмы.

В любом случае, запрещается принимать несовершеннолетних:

  • если работы связаны с поднятием тяжестей;
  • если работа может повлиять на нравственное развитие несовершеннолетнего (продажа сигарет, работа в казино, ночных клубах, торговля алкоголем и другие).

Если устраивается иностранный гражданин

Принимать на работу можно только совершеннолетних иностранцев. При оформлении иностранный гражданин предъявляет дополнительно к основным документам:

  • медицинский полис, действующий в России (в отдельных случаях работодатель сам обеспечивает иностранных работников медицинским обслуживанием путем заключения договоров с медицинскими учреждениями);
  • патент или разрешение на работу (некоторые исключения предусмотрены федеральными законами);
  • вид на жительство или разрешение на временное проживание в РФ.

Также стоит отметить, что иностранные работники-мужчины не предоставляют работодателю документы о воинском учете.

Оформление работника по совместительству

При оформлении совместителя от него потребуется только паспорт, СНИЛС и, если это необходимо по характеру работы, документ об образовании.

Важно, что в трудовой книжке такому работнику запись ставится лишь по его желанию, и делают это на основной работе.

Еще одно отличие совместителя от обычных работников – оплачиваемый отпуск предоставляется ему в то же время, что и на основной работе.

Составляем заявление

Законом не предусмотрена обязательность такого документа, значит, нет и определенных требований к его составлению.

Вот основные моменты, которые желательно учесть при написании сотрудником заявления о приеме:

  • оно пишется собственноручно;
  • в шапке заявления – кому (должность, наименование фирмы), от кого (фамилия, имя, отчество; зарегистрирован по адресу);
  • в теле заявления пишется обычно такой текст: прошу Вас принять меня на работу в «название предприятия» на должность «кем хочет работать гражданин» с «предполагаемая дата начала работы»;
  • внизу ставится дата и подпись нового сотрудника;
  • в левом верхнем углу руководитель может поставить резолюцию;
  • бухгалтер должен зафиксировать документ в журнале учета заявлений сотрудников.

Бланк заявления о приеме на работу.

Оформление принятого работника

Рассмотрим основной алгоритм действий после того, как работник принес все документы и написал заявление о приеме.

Для начала работника (под роспись) стоит ознакомить с различными актами и положениями компании, например:

  • о материальной ответственности;
  • о неразглашении коммерческой тайны;
  • о режиме труда и отдыха;
  • должностная инструкция;
  • другие.

Оформляется трудовой договор, в котором обязательно должны быть указаны:

  • реквизиты работодателя;
  • данные представителя работодателя (кто будет подписывать договор), на основании чего он действует;
  • данные работника (паспорт, регистрация, номер СНИЛС);
  • дата и место, где заключается договор;
  • место работы сотрудника, а также его должность;
  • режим работы и размер зарплаты;
  • сведения о социальном страховании сотрудника, а также об условиях его работы;
  • с какого момента сотрудник приступает к работе;
  • для иностранцев обязательно указываются сведения из предоставленных ими дополнительных документов.

Далее оформляется приказ, сотрудник подписывает его в течение трех дней. На основании приказа в трудовую книжку работника вносится запись. Напомним, для совместителя это действие не требуется.

Сотрудник должен подписать заявление о согласии на обработку персональных данных. Заполняется также личная карточка работника. Обычно форму Т-2 печатают на картоне.

Для сотрудников, имеющих детей, оформляется вычет по НДФЛ.

Таким образом, верно оформленные документы помогут избежать неприятностей во время различных проверок или разногласий с сотрудниками.

Следуя этим нехитрым правилам, бухгалтер сможет принять нового работника в полном соответствии с законом.

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: